Stavebnictví · Pohoda
Zkrácení zpracování faktur na minimum
FK Bau a.s.
FK Bau, a.s., je ryze česká stavební společnost, působící na stavebním trhu již od roku 2002. Hlavním předmětem jejího podnikání je výstavba vodovodů, kanalizací a plynovodů. Zajišťuje zemní práce, realizaci komunikací a zhotovení základových desek, včetně rozvodů inženýrských sítí pro rodinné domy. Společnost se stále rozvíjí, a to nejen obratem, ale také v oblastech působení, kdy v roce 2020 založila divizi Morava, která bude pokrývat požadavky klientů na Moravě a Slovensku.
Firma pro svoji práci využívá systém Pohoda SQL a platformu iPodnik. Do Pohody každý měsíc účetní ručně zapisují a účtují velké množství dokladů včetně naskenovaných příloh. Na schvalování dokladů používají software třetí strany.
Datarios automaticky vytěžuje a zapisuje doklady do Pohody SQL.
Se systémem Datarios se podařilo dosáhnout
"Díky vytěžovacímu systému Datarios, má naše společnost FK Bau, a.s. výrazné snížení časové náročnosti na manuální zpracování, třídění a ruční zadávání dokumentů. Zamezuje chybovosti, kdy systém kontroluje správnost vytěžených dat oproti fyzické faktuře. Křížovou kontrolou si systém porovnává číselníky našeho sw Pohoda a automaticky dle individuálního nastavení šablon účtuje nejen na zadané předkontace, ale i speciálně nastavené požadavky společnosti. Největší dík patří týmu Datarios společnosti K-system.CZ s.r.o., který svým profesionálním a velmi ochotným přístupem, se stará o to, aby vše fungovalo skvěle a rychle."
Výsledky implementace
Datarios jsme instalovali a zprovoznili na platformě iPodnik. Nastavili jsme ho tak, aby nenarušil stávající systém schvalování, na který jsou ve společnosti FK Bau zvyklí. Paní účetní vytipovala doklady, které se nejvíce opakují, tyto doklady jsme začali vytěžovat a automatizovat prioritně. Postupně jsme přidávali další doklady od různých dodavatelů. Diskutovali jsme s paní účetní nastavení zaúčtování dokladů a jejich požadavky na automatizaci a validaci účtovaných dokladů. Na základě potřeb společnosti jsme rozšířili Datarios o některé další užitečné funkce.
Výsledkem implementace je automatické zpracování, vytěžování a zapisovaní dokladů do účetního systému Pohoda SQL, a to včetně originálu dokladu a dalších příloh, které přicházejí do emailové schránky společně s fakturou.
Přínosy
Jak jsme toho dosáhli?
Nejprve jsme provedli analýzu potřeb zpracování účetních dokladů společnosti FK Bau s respektem na jejich IT prostředí a stávající procesy. Na základě analýzy jsme navrhli řešení, které jsme společně diskutovali a poté implementovali.
Paní účetní vytipovala doklady, které se nejvíce opakují, tyto doklady jsme začali vytěžovat a automatizovat prioritně. Postupně jsme přidávali další doklady od různých dodavatelů.
Výsledkem implementace je automatické zpracování, vytěžování a zapisování dokladů do účetního systému Pohoda, a to včetně originálu dokladu a dalších příloh, které přicházejí do emailové schránky společně s fakturou.
Datarios automaticky vybere připravenou zaúčtovací šablonu a provede import do účetního systému. Tím je celý proces importu plně automatický a díky tomu, že vytěžujeme data z PDF faktur se 100% úspěšností a přesností, nemusí účetní trávit čas dlouhými kontrolami.
Základní informace o společnosti:
- Počet přijatých dokladů za měsíc: 900
- Zdroj dokladů: PDF faktury zasílané na email včetně příloh
- Účetní systém: Pohoda
- Ruční zpracování: účetní na plný úvazek
Výpočet a porovnání nákladů:
- Mzdové náklady na účetní: 57 442 Kč (42 931 hrubého) za měsíc
- Měsíční časový fond účetní: 20 dní = 160 pracovních hodin = 9 600 minut
- Mzdové náklady na minutu účetní: 5,98 Kč
- Náklady na archivaci dokladu (10 let) a jeho skartaci: 0,3 Kč za doklad
Náklady na Datarios:
- Cena za vytěžení dokladu (nezáleží na počtu stran): 9 Kč
- Cena za kompletní zaúčtování dokladu do účetního systému včetně příloh: 9 Kč
- Jednorázový poplatek za analýzu, implementaci, konfiguraci, spuštění systému a zaškolení: 60 000 Kč
Výsledky v číslech — FK Bau a.s.
Porovnání nákladů
Interaktivní grafy — najeďte myší pro detaily
Náklady na zpracování jednoho dokladu
Kumulativní náklady za 5 let
Investice 60 000 Kč se vrátí za 4 měsíce
90 hodin měsíčně ušetřeno
Časový fond účetní: 160 hodin/měsíc
Kalkulačka úspor
Zadejte počet dokladů a zjistěte, kolik ušetříte