Proces přijetí dokladu nyní trvá jen pár hodin

Společnost Bioenergo – Komplex, s.r.o. je významnou českou firmou, sídlící v Polabí a je složena ze dvou výrobních celků: z lisovny olejnin, která vyrábí surový, filtrovaný řepkový olej a řepkové výlisky (expelery) a z elektrárny, která vyrábí elektrickou energii spalováním čisté biomasy. Firma je výrazně exportně zaměřená a zabývá se také obchodem se zemědělskými komoditami. Působí již řadu let na trhu, kde se postupně etablovala jako spolehlivý partner v oblasti výroby elektrické energie a dodávek zemědělských komodit pro široké použití. Se zvyšujícím se objemem přijatých dokladů začalo být ruční zpracování faktur časově náročné a administrativně zatěžující, což firmu vedlo k rozhodnutí automatizovat celý proces.

Po důkladném průzkumu trhu padla volba na systém Datarios, jakožto je to jediné řešení, které dokázalo hladce spolupracovat s jejich stávajícím ERP systémem Money S4. Systém Datarios firma používá již více než rok pro automatické vytěžování dat z přijatých faktur, jejich elektronické schvalování a digitální archivaci.

Implementace proběhla rychle – zavedli jsme centrální sběrný e-mail, kam dodavatelé posílají své faktury, a Datarios z nich automaticky přečte všechny potřebné údaje. Každý doklad je pak obratem odeslán podle předem definovaných pravidel na odpovídající odpovědné osoby ke schválení v elektronické podobě. Schvalovatelé dostanou notifikaci e-mailem a fakturu mohou zkontrolovat a odsouhlasit přes webové rozhraní nebo mobilní telefon – kdykoliv a odkudkoliv, i na služební cestě nebo z home office.

 

"

„Díky Datariosu jsme radikálně urychlili celý proces zpracování faktur, snížili administrativní náklady a eliminovali rizika spojená s ručním zadáváním dat. Integrace s Money S4 byla bezproblémová a celý systém nám skvěle funguje," hodnotí spolupráci Jan Šimon, výkonný ředitel společnosti Bioenergo – Komplex.

Zavedení Datariosu přineslo Bioenergo – Komplexu zásadní zrychlení a zefektivnění zpracování faktur. To, co dříve trvalo několik dní, je nyní hotové za pár hodin – průměrně za hodinu od doručení faktury je doklad schválený a v účetnictví. Odpadla zdlouhavá manuální práce s přepisováním údajů a fyzickým oběhem dokumentů, což eliminuje i riziko chyb nebo ztráty dokladů. Automatizace zpracování zhruba 300 faktur měsíčně navíc ulevila zaměstnancům od rutinních činností – místo administrativy se mohou věnovat kvalifikovanější práci. Díky odstranění tisku, kopírování a poštovného firma ušetří každý měsíc kolem 10 000 Kč na administrativních nákladech. V neposlední řadě přispívá plná digitalizace také k ekologičtějšímu provozu firmy.

Ing. Jan Šimon

výkonný ředitel

Není potřeba nic tisknout ani fyzicky obíhat kanceláře. Účetní oddělení má zároveň v reálném čase přehled o stavu každé faktury, ví, u koho se dokument právě nachází a může sledovat průběh celého procesu. Po finálním schválení se doklady automaticky zaúčtují do Money S4 a bezpečně se uloží v digitálním archivu (v systému Datarios i v ERP). Celý cyklus od přijetí až po zaúčtování a archivaci faktur tak nyní probíhá elektronicky, bez jediného listu papíru.

Úspora času a nákladů Zrychlení zpracování dokladů Zrušení papírové agendy Přehled nad schvalováním Schvalování dokladů kdykoliv a odkudkoliv Digitální archivace Rychlejší růst firmy bez nutnosti nabírat nové lidi Bezchybné zaúčtování dokladů