Měsíční závěrka je pro mnoho firem synonymem pro týden plný stresu a dohledávání dokumentů. Pokud se i ve vaší společnosti protahuje na celé dny jen proto, že faktury kolují e-mailem a čekají na schválení, nejste sami. Tento tradiční přístup s sebou nese řadu úskalí, která brzdí efektivitu a zvyšují riziko chyb.
Představte si, kolik času byste ušetřili, kdyby se faktury schvalovaly automaticky a data se sama přenášela do účetnictví. Pojďme se podívat, jak lze tento proces zefektivnit.
Faktury se ztrácejí v e-mailech a data přepisujete ručně
Představte si scénář, kdy každý dodavatelský doklad prochází schvalovacím procesem prostřednictvím e-mailové komunikace. Faktury se snadno ztratí v záplavě zpráv, nebo na ně někdo zapomene reagovat. To vede k prodlevám, zmeškaným termínům splatnosti a frustraci, když je potřeba rychle dohledat konkrétní doklad.
Navíc, po každém schválení je nutné data z faktury ručně přepisovat do účetního systému. Tento proces je nejen časově náročný, ale také náchylný k chybám, které se pak obtížně dohledávají. Průměrně se odhaduje, že ruční přepis jedné faktury zabere 3-5 minut. Při stovkách faktur měsíčně se jedná o desítky hodin práce, které by se daly využít efektivněji. Chybějící automatizace zde vytváří zbytečnou administrativní zátěž.
Důsledky neefektivního schvalování a chybějící historie
Důsledkem těchto neefektivních procesů je, že se vaše měsíční závěrka protahuje na celý týden. Místo toho, abyste se soustředili na analýzu finančních dat a strategické plánování, trávíte cenný čas dohledáváním dokladů a ověřováním, kdo a kdy fakturu schválil. Chybějící digitální stopa znemožňuje rychlou kontrolu a audit, což může vést k problémům při daňových kontrolách nebo interních auditech.
Každý chybějící podpis nebo e-mail představuje riziko a zdržení. Bez centralizovaného systému pro správu a schvalování faktur je obtížné udržet přehled a zajistit, že všechny transakce jsou řádně doloženy a schváleny včas. To se promítá do prodloužených lhůt pro uzavření účetnictví a zbytečného tlaku na finanční oddělení.
Faktura se vytěží sama, schválíte ji odkudkoliv
Představte si, že by se každá faktura po doručení automaticky vytěžila do strukturovaných dat. Přesně to nabízí Datarios. Náš systém dokáže z faktury extrahovat veškeré potřebné informace – od dodavatele a částky až po položky – a připravit je k dalšímu zpracování. Tím eliminujeme potřebu ručního přepisování a minimalizujeme chybovost, která u ručního zadávání dosahuje až 2-3 %.
Následně je faktura automaticky odeslána k digitálnímu schválení. Vaši kolegové ji mohou schválit odkudkoliv a kdykoliv, ať už z počítače, tabletu nebo mobilního telefonu. Celý proces je rychlý, transparentní a výrazně zkracuje dobu potřebnou pro schválení z dnů na hodiny. Více o tom, jak funguje celý proces digitalizace faktur v Datarios, najdete na naší stránce.
Celá historie dokladu na jednom místě a automatický zápis
S Datarios získáte kompletní digitální archiv, kde je u každého dokladu zaznamenána celá historie – od doručení, přes vytěžení, schválení, až po zaúčtování. Už žádné dohledávání e-mailů nebo papírových dokumentů. Vše je přehledně na jednom místě, kdykoliv dostupné pro audit nebo kontrolu. Tím se celý proces stane mnohem rychlejší a transparentnější, a vy budete mít jistotu, že splňujete všechny legislativní požadavky.
Navíc, po schválení se data z faktury automaticky zapíší do vašeho účetního systému, ať už používáte Pohodu, Money S3/S5 nebo ABRA Flexi. Tím se eliminuje další ruční práce a zajišťuje se konzistence dat. Podívejte se, jak snadno probíhá napojení na účetní systémy, a jaké benefity to přináší pro vaše účetní oddělení.
Pokud vás trápí zdlouhavá měsíční závěrka a neefektivní schvalování faktur, rádi vám pomůžeme. Ozvěte se nám a projdeme vaši stávající situaci krok za krokem, nezávazně a zdarma. Domluvit nezávaznou schůzku